KONGRESS- ORGANISATION

Projekte managen ist in allen Arbeitsbereichen eine wiederkehrende Aufgabe - das gilt ebenso für Veranstaltungen. Projektmanagement hat sich sogar eine Normierung verdient, die DIN 69901. Schon das signalisiert, dass systematisches und geplantes Vorgehen bei   Projekten - und natürlich auch bei Veranstaltungen - wichtig ist.

Projektsteuerung erfordert sowohl eine Projektleitung, bei der alle

Informationen zusammenlaufen, als auch ein fein justiertes Delegieren von Projektaufgaben. Entsprechende Instrumente für Terminierung und Ressourceneinsatz sind dabei unerlässlich.

Eine gelungene Organisation fällt gar nicht erst auf. Alle und alles an seinem Platz, alle Aktionen auf die Minute festgelegt - so wird eine Veranstaltung "wie am Schnürchen" verlaufen. Ein minutiöser Regieplan hilft dabei.

 

VERANSTALTUNGSPLANUNG

 

Bei einer funktionierenden Planung und Vorbereitung einer Veranstaltung trifft Effektivität auf Effizienz. D.h. nicht einfach "loslegen", sondern eine Struktur in die Vorbereitungen bringen:

  • Veranstaltung in Teilaufgaben bzw. Tätigkeiten zerlegen (Projekt- strukturplan)

  • Aufgaben aus dem zeitlichen Kontext lösen, Aufgaben bündeln, Etappen festlegen
     
  • Teambildung (Entscheidungs- kompetenzen definieren, Aufwand abschätzen, Kompetenzen und Kapazitäten für die operativen Aufgaben sondieren)
  • Planungs- und Steuerungs- instrumente sowie Arbeits- werkzeuge festlegen/anschaffen
  • Bedarf an Fremdorganisation definieren
VERANSTALTUNGSSTEUERUNG

Timing lautet das Zauberwort bei der Steuerung des Veranstaltungsprojekts.

Da kann es eng zugehen, die Extrem- situation kennt die Wissenschaft sinnigerweise unter dem Begriff "Kritischer Pfad". Nicht vom Weg abzukommen, alle Fäden in der Hand und den Überblick behalten, ist dabei nicht unbedingt eine Talentfrage. Vielmehr muss die Projektleitung mit den geeigneten Instrumenten ausgestattet sein, um

  • Zielvorgaben (Erlöse, Kosten, Qualität)
  • Meilensteine und Fertigstellungstermine
  • Kapazitäten
  • Beschaffungprozesse
  • Logistik

überwachen zu können.

VERANSTALTUNGSABLAUF

Ein Gong ertönt ... oder auch nicht. Rasch stellt sich heraus, ob an die vielen, aber wichtigen Kleinigkeiten gedacht ist.

Daher sind zwei Instrumente für alle Beteiligten zwingend erforderlich:

  • Ablaufplan mit allen aufeinander folgenden oder ineinander greifenden Handlungen innerhalb und außerhalb der Säle und Räume
  • Regieplan mit den Szenarien auf, hinter und vor der Bühne

Alleiniges Ziel ist es, alle am Veran- staltungsprozess Mitwirkenden - Redner, Moderatoren, AV- und Lichttechnik, Teilnehmer-Check in, Gastronomie - zu synchronisieren und "auf den Punkt" zum Einsatz zu bringen.

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